U proteklom periodu dobio sam veliki broj upita od strane menadžera na različitim nivoima. Skoro svi su iskazivali svoju duboku frustraciju i problem na koji nailaze u radu sa kolegama. Primarne frustracije proizilaze iz ogromnog trošenja vremena na superviziju onoga što se najčešće nedovoljno kvalitetno uradi, na efikasnost, produktivnost i zamaranje nebitnim stvarima te sam s tim u vezi kao i uvijek pripremio jednu kratku priču koja zorno ilustrira na koji način se navedeno možda može prevazići.
Henry Kissinger, jedan od najmoćnijih ljudi svih vremena savjetnik skoro svih američkih predsjednika, te čovjek iz sjene kojem su se pripisivale ogromne sposobnosti i moći odlikovao se između ostalog iznimnom efikasnošću u obavljanju zadataka koji su stavljani pred njega i timovima kojima je rukovodio. U romansiranoj biografiji „Kissinger izbliza“ njegov dugogodišnji šef kabineta podjelio je sa čitaocima jednu izuzetnu zanimljivu i poučnu anegdotu koja možda na najbolji način opisuje njegove metode i način rada.
„Kada sam se kao pripravnik zaposlio u kabinetu Dr Henry Kissingera objašnjeno mi je da Dr Kissinger zahtjeva da se svi izvještaji analize, pitanja i slično donose i ostavljaju na njegov radni sto i na lijevoj strani. Najkasnije u roku od 24 sata pismeni odgovor čekao bi vas na desnoj strani njegovog stola. Isprva sam se začudio takvoj efikasnosti. Kada sam napisao svoj prvi izvještaj ostavio sam ga u večernjim satima na lijevoj strani njegovog stola. Na moje iznenađenje već rano slijedeće jutro našao sam ga na desnoj strani stola. Na izvještaju je rukom bilo dopisano – Je li ovo najbolje što možeš? U potpisu Dr Henry Kissinger. Vratio sam se za svoj stol, pregledao izvještaj i spoznao da sam propustio spomenuti neke jako važne stvari, da bih trebao ispustiti neke manje bitne i ponovo ga ostavio na lijevoj strani stola. Sutradan sam ponovo našao svoj izvještaj sa istom porukom – Je li to najbolje što možeš? Vratio sam se ponovo pregledao izvještaj ubacio određene grafike koji jasno pokazuju ono što sam htio istaknuti, promjenio sam naslov itd. Treći dan sve se isto odigralo. Sedam punih dana prepravljao sam izvještaj i svaki put sam spoznao gdje sam sve pogriješio, čak sam ga i vizuelno uljepšao, sedmi dan susreo sam se sa Dr Kissingerom u njegovoj kancelariji. Kada sam vidio da na mom papiru ponovo piše – Je li to najbolje što možeš?, vidno isfrustiran glasno sam rekao- Jeste-, to je najbolje što mogu. Na te riječi on se kratko nasmijao i hladno mi rekao – Ok, znači sad mogu da ga pogledam.“
Jako često ljudi nam donose stvari koje nisu dovoljno kvalitetno uradili. Mi gubimo vrijeme ispravljajući tuđe greške i što je najgore na kraju sami uzimamo da radimo tuđe poslove po sistemu: Volim da to sam uradim nego da mi opet izvlače živce. Ključ efikasnog upravljanja vremenom leži u sposobnosti delegiranja. Da bi ste mogli delegirati (prenijeti ovlasti da neko drugi uradi posao umjesto vas) ne smijete prihvatati kratkoročna rješenja za dugoročni problem, morate se okružiti sjajnim ljudima, ali i njih i sve ostale naučiti da očekujete maksimalan trud, zalaganje i iznad svega kvalitet i rješenja što će neminovno dovesti do jedine stvari u kojoj se mjeri uspjeh nekog menadžera, a to je rezultat. Kako vi upravljate svojim vremenom? Koji su najčešći problemi na koje nailazite u radu sa drugim ljudima? Šta je za vas kvalitetno urađen posao i zašto? Koliko cijenite svoje vrijeme i koliko ste svjesni u kojoj mjeri delegiranjem možete ubrzati svoj uspjeh na svim poljima?
Kao i uvijek sa zadovoljstvom očekujem veliki broj Vaših komentara i zajedničkih diskusija.
Iskreno Vaš,
Dr Kenan Crnkić
Veoma počno! Zaista trošimo vrijeme na nepotrebne sitaucije.
Činjenica je da je upravljanje vremenom vještina za čije je savladavanje potrebno puno vremena i truda. Smatram da je ipak najvažnija dobra organizovanost, te dobro planiranje da bi se kvalitetno i na vrijeme završio dati posao…
Najvažnije je okružiti se sjajnim ljudima u koje imate poverenja. Jedino tako nećete rasipati energiju i vreme na ispravljanje tuđih grešaka, a posao će biti odrađen kako treba. Mislim da je tajna delegiranja naći pravu osobu za određeni posao.
Ova priča ima odličnu pouku i smjernice koje treba prihvatiti i voditi se njima.
Od sposobnosti uspješnog delegiranja,zavisi i uspješnost poslovanja, zato izbor kvalititenih rukovodioca, predstavlja ključni momenat prilikom uspostavljanja organizacione strukture, bez obzira da li se radi o nekom manjem preduzeću, multinacionalnoj kompaniji, državnom preduzeću, lokalnoj zajednici ili državi.
Uvijek se treba okružiti sjajnim ljudima, a posebno izbjegavati one koji lako posežu za kratkoročnim rješenjima, za dugoročne probleme….
Najvažnije je okružiti se sjajnim ljudima u koje imate poverenja. Jako često trošimo svoje vrijeme i tamo gdje ne bismo trebali.
Raditi s ljudima za koje znaš da su profesionalci znači ušteda vremena, ti ljudi se znaju organizovati i isplanirati a to je pola posla .
Ukoliko zelimo upravljati vremenom, prvo sto je potrebno, a to je odrediti prioritete kako bi se dostigli postavljeni ciljevi i sve to kroz kombinovanje posjedovnih vjestina i tehnika.
Svaka cast, odlican post!!!
U poslu je bitno skim si i kako planirati realizaciju istog, stim da se uštedi maksimalno vremena na njegovoj realizaciji.Samo dobra organizacija te jasan plan donosi rezultat.
“Komadić vremena komadić je zlata.Ali komadićima zlata ne možemo kupiti komadić vremena.”Kineska poslovica.
“Čovjek koji može upravljati svojim vremenom,može upravljati gotovo svime:” Bernard Borush
Vrijeme je potrebno isplanirati unaprijed bilo da se radi o vremenu planiranom za posao,porodicu,prijatelje,
vremenu za odmor…Pravilno isplanirano vrijeme pola je obavljenog posla.Ako pravilno rasporedimo vrijeme
manje ćemo griještit u poslu,imaćemo više vremena za prijatelje,porodicu…Jednostavno rečeno da bi smo to
uspjeli moramo biti brži od vremena tj. bar pet minuta brži od sata,jedan dan brži od kalendara… i uspjeh u
poslu,sreća naše porodice naših prijatelja i nas samih je zagarantovana.
Biti produktivan znači znati kako da koristite svoje vreme najracionalnije, racionalizovati plan, organizovati obaveze tako da sve dočeka svoj red. Dobra poslovna komunikacija je vrlo bitna za osobnu i poslovnu produktivnost, te kvalitetu rada. Ako je prisutno poštovanje između kolega i nadređenog , mislim da je veća produktivnost , te kvaliteta rada.
Dobro upravljanje vremenom znači definiranje prioriteta i pametno raspoređivanje aktivnosti. Zdrava poslovna komunikacija je iznimno važna , a podjela posla po sposobnostima može donijeti samo brže i kvalitetnije obavljanje zadataka.
Svakog ponedeljka me zadivite novim blogom. Ja planiram i tako vršim uštedu svog vremena. Sve je u organizaciji i planiranju. Međutim, moje planiranje je vezano za moje vreme, ali ne i za tuđe. Tako da kada nešto planiram moram tačno znati da li neka od mojih aktivnosti zavisi od drugih ljudi i tek onda potvrditi isplanirano vreme. Ako ste planirali da odete danas u opštinu da završite neke papire i u svoj rokovnik upisali 10-10:30h, morate biti sigurni da u tom vremenskom periodu nekim slučajem nije pauza, jer ste onda bacili svojih pola sata. Sve svoje poslove odrađujem sama, dobrim planiranjem i ograničenim vremenskim rokom, po prioritetima.
Delegiranje je odlična stvar, a ona dolazi sa poverenjem u osobu na koju ste prebacili obavezu.
Bilo šta da radimo trebamo se dati potpuno, a ne polovično. Samo tako ćemo posao uraditi brzo bez gubljenja vremena na ponavljanje.
Priprema,tj. organizovanje i planiranje posla oduzimaju najviše vremena.Međutim to je i najbitniji dio posla,ako dobro isplaniramo nesumljivo da će ostali dio ići lako.
Organizacija je pola posla.
Naš rad je ogledalo našeg truda, sposobnosti i kreativnosti. Menadžer mora pružiti jednake šanse svim zaposlenicima i pustiti im da pokažu u čemu se ističu.
Planiranje je pola posla…Potrebno je imati povjerenje u osobe s kojima svakodnevno radimo kako bi posao bio što kvalitetnije urađen ali na kraju ne treba očekivati savršenstvo jer niko nije savršen…Delegiranjem svakako možemo ubrzati uspjeh ali pravi menadzer mora biti primjer i uzor u svemu… Kao i uvijek jako poučan post.
Planiranje i organizovanje može dovesti do željenog rezultata ali samo ako si okružen ljudima koji razmišljaju isto kao i ti.U večini slučajeva imaš ljude koji se trude, žele da rade i naprave što bolji rezultat.Međutim okruženi su ljudima koji sami sebi određuju koliko će uraditi i kad to ispune prestaju da rade, jer smatraju da je to dosta i samim tim ne dolaze do željenog rezultata.
“Dobra organizacija posla i vremena pola je zavrsenog posla.”
Planiranje i Organizacija su glavne poluge uspjeha, vrijeme se ne treba trošiti uzalud, već za prave stvari.
Trebamo se isplanirati , da bi bili i efikasni i efektivni.
Dobra organizacija i odabir ljudi koji se razumiju u radu je ušteda vremena.
Kada se radi o upravljanju vremenom, ono što je najbitnije svodi se na dvije stvari – znati tačno šta želite i znati kako da postignete ono što želite.
Svaka čast! Veoma poučan tekst! Veoma je bitno da se pravilno organizujemo, da organizujemo naše vrijeme i da se držimo datog rasporeda. Na vrijeme treba rješavati naručito složene projekte i ne gubiti vrijeme. Za menadžere je od velike značaje i delgiranje zbog lakšeg rješavanja problema. Plairanje i organizovanje je od ključnog značaja za realizaciju posla. Tokom obavljanja zadataka često se pojave svakodnevni kradljivci vremena kao što su neki nepotrebni telefonskki pozivi, sastanci ili nepotpuni izvještaji. Dobar menadžer treba efikasno upravljati vremenom i izbjegavati nepotrebne oobaveza.
Svakodnevno se suočavamo s istim problemom: višak obveza, a manjak vremena? Uvjereni smo nekada da to jednostavno tako mora biti te da se ništa ne može poduzeti po tom pitanju? Činjenica je da je upravljanje vremenom vještina za čije je svladavanje potrebno puno vremena i truda. Sasvim je logično da ne možete uvijek jednako kvalitetno upravljati vremenom jer život je nepredvidiv, neočekivane situacije su upravo ono što daje posebnu draž. No takve situacije bi svakako trebale biti iznimka, a ne pravilo. Naučimo li kvalitetno upravljati vremenom možete uvelike utjecati na kvalitetu svog života. Pravilnim raspoređivanjem vremena eliminisat ćemo stres. Po meni svaki dan trebamo odredite konkretne ciljeve za svaki dan, te prepoznati prioritete među našim dnevnim obvezama. Veoma je bitno i precizirati rokove u kojima ćemo odraditi određene zadatke, to je posebno bitno ako smo inače skloni odugovlačenju stoga pokušajmo izbjegavati poslove u zadnji čas. Analizirajte svoje vrijeme. Trebamo voditi vrijeme o tome kako provodimo vrijeme, vjerojatno ćemo uskoro uvidjeti gdje imamo praznog hoda i gdje smo dopustili da nam vrijeme “iscuri”. Trebamo težiti ka tome da mudro iskoristitimo svoje vrijeme. Poslove koji su nam mrski trebamo odrađivati u kombinaciji s nekim zanimljivijim (slušanje muzike dok putujemo javnim prijevozom na posao/fakultet..). Krucijalno je važno poštovati svoje vrijeme. Ne čekati savršeni trenutak jer on nikada neće doći . Naučiti reći NE. Zauzeti se za sebe, jer pretjerana dostupnost svima nikome ne koristi te u određenom trenutku postaje teret. Počasti sam sebe! Nakon napornog dana ako ste uspjeli izvršiti sve zadatke s liste počastite se nečim što vam je drago. Ukoliko niste uspjeli, ne predbacujte sebi nego hladne glave proanalizirajte što je dovelo do toga.
Ne možemo kontrolisati koliko imamo vremena, već samo kako ćemo ga iskoristiti.
Ne možemo birati hoćemo li ga potrošiti, nego samo kako ćemo ga potrošiti.
LP
Ivana Paunović
Obrazlagati ovu temu bih mogla do sutra, ali necu. Mislim da cu krenuti psovati. Kazete da treba biti okruzen sjajnim ljudima? Meni je “grah pao” da ja nisam mogla birati s kim cu biti okruzena. Voljela bih kada bi ljudi svoje zadatke shvatali kao idealnu priliku da se profesionalno usavrsavaju i da sami preuzimaju inicijativu, a ne nesto sto se mora odraditi na jedvite jade uz mnogo natezanja. Ja takvim ljudima ne mogu pomoci i ne mogu uticati na njih. Najbolje je na kraju raditi sam, i ujedno vjezbati svoju organizaciju vremena na taj nacin. Kada te stisne sa svih strana, tek se onda pocnes organizirat i pocnes cestitati sebi sto si tako dobar u tome.
Što se tiče vremena… Stojim iza one tvrdnje da bi ono trebalo u velikoj mjeri biti dragocjeno ljudima, jer sve se može ponoviti ili vratiti osim vremena. Jedan sarajevski velikan, koji nažalost nije više među živima, kad su ga pitali za vrijeme između ostalog odgovorio je da mu vrijeme brže prolazi sada (tada) nego prije 20 godina. Ovim želim da kažem da je došao period kada biti neorganizovan sa vremenom znači kasniti u raznim stvarima u životu, poslu itd. Lično upravljam svojim vremenom na način da sam svjestan svojih zadataka i obaveza i planiram ih na način da bez neke nepotrebne žurbe i panike riješim jednu po jednu. Trebam da naglasim da prihvatam i izvršavam obaveze i zadatke koji su u mojim mogućnostima i koji odgovaraju mojim znanjem. Ljudi najveću grešku prave okružujući se obavezama koje na kraju ne znaju i ne mogu da izvrše i onda im je klasičan izgovor da nemaju vremena i kako vrijeme “brzo leti”. Što se tiče delegiranja, zadatke koje mogu delegirati, delegiram ljudima koje dobro poznajem, odnosno, svjestan sam da oni to mogu i na neki način žele učiniti. Što se tiče kvalitete ishoda posla, za mene kvalitetno urađen zadatak je ispunjenje, barem, fundamentalnih činjenica koje nosi taj zadatak. Naravno treba težiti da se “friziraju” sitne stvari u tim zadacima kako bi konačni ishod zadatka bio “savršenstvo”.
I na kraju, da opišem u kojoj je mjeri vrijeme meni vrijedno; Najbolje ćemo spoznati vrijednoću vremena samo kada pomislimo na nešto (nekog) nama dragog, a to nešto smo izgubili i to više nemamo. Tek onda se sjetimo vrijednosti vremena i kako smo ga trebali na bolji način iskorisiti provodeći više vremena sa tim nečim (nekim) koga više nema.
Veliki pozdrav za profesora Kenana.
I da ispunim želju, pozdravljam kolegicu Samiru Mandžić. 🙂
Nemam problem sa upravljanjem svojim vremenom, znam odrediti prioritete i naučila sam da ih poštujem. Cijeniti sebe i svoje vrijeme je vrlo važno, kao što je rekao i M. Scott Peck: “Dok ne cijenite sebe, nećete cijeniti ni svoje vrijeme. Dok ne cijenite svoje vrijeme, nećete ništa učiniti s njim.”
Što se tiče rada s drugim ljudima oni ljudi koji su bezbrižni, ne znaju ispoštovati preuzete odgovornosti, nemaju osjećaj samosvijesti i kontrole su neefikasni kao članovi tima i ne pokazuju interes za izvršavanje svojih obaveza niti žele doprijenijeti rezultatu. Takve ličnosti žele da neko radi njihov dio posla i narušavaju svaku moguću efikasnost u grupi. Međutim, s druge strane postoje ljudi koji u svaki zadatak daju sve od sebe, nastojeći da što više doprinesu rezultatu. Takvi ljudi su efikasni, najpoželjniji kao članovi tima. Nažalost, takvih je ljudi sve manje i treba ih cijeniti. Iako se iz ovog problema čini da je jedini izlaz sam uraditi posao, to često može biti pogubno. Treba naučiti podijeliti zadatke, delegirati posao, ako treba postati autoritativan i na taj način postati efikasniji, ne samo efektivniji.
Odlicna tema, i odlicna prica, veoma zanimljiva i poucna. Organizacija i organizovani ljudi su garancija uspjeha.
Ljudi kažu da je vrijeme novac, ja se u potpunosti slažem sa tim. Dosta vremena izgubim na gluposti, to si ti neki gutači vremena, bilo da spremam ispite ili pišem seminarske radove. Gutači vremena za mene je definitivno kuća i kućni poslovi pa nekon toga računar. Trudim se ispalnirati dan ujutro kada ustanem al uvijek se pojavi nešto dodatno da je preće i to moram uraditi. Uvijek ima preče od prečeg. Postoje neki prioriteti koje moram prvo da uradim i toga se striktno držim. Problemi koje nalazim kod drugih ljudi su lijenost i kašnjenje u ovom slučaju mislim kod izrade seminarskog rada. Za mene kvalitetno urađen posao je da ja i sve ostali zainteresovane grupe (stakeholderi) budu zadovoljni naravno da posao bude urađen na vrijeme. Sigurno nam da delegiranjem se posao može ubrzati al ode mi vrijeme dok ljude podučim tome što mi treba i kako hoču da posao bude obavljen. S tim da ima dobra strana toga da kada zaposlene jednom naučiš to se može koristiti i narednog puta. LP
Mislim da bi bili efikasni,samim tim i imali sposobnost upravljanja vremenom moramo se koncentrisati na rezultat,dakle ako radimo neki posao ili zadatak moramo se fokusirati na rezultate koje ćemo ostvariti,a ne na to koliko nam vremena preostaje ili koliko vremena imamo da ga ispunimo.Upravo radi toga uvijek se moramo potruditi da imamo ljude pored sebe koji su pouzdani,vrijedni i posvećeni,ako nažalost nemamo tu sreću pa budemo u timu sa ljudima koji ne žele da rade onda moramo naći načine kako bi ih doslovno “natjerali” da obave svoje zadatke,ali ih i nagradili ako dobro obave posao.Bit dobro odrađenog i kvalitetnog posla,je da na kraju i šef i uposlenici budu zadovoljni rezultatom.
Može se reći da danas vrijeme predstavlja najvrijedniji resurs. Za sve što radimo, bilo da su to poslovne aktivnosti ili neke svakodnevne, životne aktivnosti, potrebno je vrijeme. Kao što znamo, vrijeme je ograničeni resurs, pa je od velike važnosti znati upravljati istim. Vremenom se može upravljati ako se svi poslovi obavljaju onda kada su isplanirani i ako im se posvećuje onoliko vremena koliko je planirano. Upravljanje vremenom nam pomaže da kvalitetno postavimo svoje ciljeve, da kvalitetno planiramo, te da provedemo život na način kakav zapravo želimo. U poslovnom svijetu menadžeri, koji su na rukovodećim pozicijama, kako bi uštedili svoje dragocijeno vrijeme najčešće delegiraju svoje zadatke. Tako da možemo reći da delegiranje predstavlja jedan od efikasnih načina uštede vremena.
“Vrijeme je novac koji imaš u svom životu. To je jedini novac koji imaš i samo ti odlučuješ kako ćeš ga potrošiti. Budi pažljiv i ne dopusti da ga drugi troše umjesto tebe.”
Carl Sandburg
(Švedski pjesnik)
Vjerovatno je najveći problem u tome što se većini problema prilazi nedovoljno otvoreno i sa jasnim i konkretnim prijedlogom za njegovo rješenje, odnosno bez cilja i veoma površno. Osoba bez zainteresovanosti, koja radi ”rutinski”, bez cilja i bez novih ideja, izazova i želje će vrlo često napraviti grešku iz nehata i bez namjere i tako možda napraviti lošu sliku o sebi ili možda čak i organizaciji. Odlična tema za diskusiju, sve pohvale za autora!
Odlična priča, da bi pomogli i sebi i drugima uvijek treba dati svoj maksimum u rješavanju zadataka.